Pensando em estratégias para economizar tempo e dinheiro na sua empresa? Então está na hora de conhecer mais sobre a automatização da gestão de funcionários!
O setor de recursos humanos é um departamento de extrema importância e que possui diversas responsabilidades atreladas a sua atuação. O problema é que boa parte do tempo que deve ser empregado para o desenvolvimento e produtividade do colaborador é gasto em tarefas administrativas.
Então, em vez de se concentrar em tarefas de gestão, a equipe de RH gasta várias horas do dia com atividades burocráticas manuais e maçantes. Nessa realidade, a automatização da gestão de funcionários vem como uma forma de simplificar os processos e tornar o RH mais eficiente e produtivo.
Por isso, a adoção de um software especializado para as atividades de gestão dos ativos humanos pode impactar positivamente no desempenho da empresa.
E aí, ficou curioso(a) para entender melhor sobre como a tecnologia pode ser aplicada no dia a dia do seu RH? Então, continue a leitura desse artigo!
O que é a automatização da gestão de funcionários?
Em primeiro lugar, antes de conhecermos quais são as ferramentas úteis para a gestão de funcionários na sua empresa, vamos ao conceito:
Afinal, o que seria a automatização na realidade do RH?
Bem, a automação de processos de RH nada mais é do que o investimento em tecnologia para atividades burocráticas e aprimoramento da rotina.
Substituindo o trabalho manual que é propenso a erros e lentidão, os softwares e outras ferramentas que promovem a automação são capazes de tornar as rotinas mais ágeis.
Consequentemente, a empresa consegue reduzir custos e os gestores passam a ter mais tempo para se ocuparem com atividades mais estratégicas. Mas isso não é tudo!
A automação dos processos de gestão de funcionários oferecem uma maior qualidade no trabalho à equipe de RH, já que menos tempo é gasto com atividades meramente operacionais.
Ao utilizar a automação no RH a sua empresa pode escalar ainda mais, já que o processamento dos dados é feito automaticamente.
Dessa forma, o seu setor pode ser agraciado com o fornecimento de relatórios mais precisos e que condizem com a realidade da sua empresa.
Benefícios da automatização da gestão de funcionários
Agora que você entendeu sobre o que se trata a automatização da gestão de funcionários, vejamos quais são os benefícios atrelados ao uso de tecnologias na sua empresa:
1. Implementação da transformação digital na sua empresa
Se você deseja entrar no movimento de transformação digital é necessário que a sua empresa realize algumas mudanças na cultura organizacional e na forma como as atividades são realizadas. Um excelente ponto de partida é a automatização de processos!
Para não causar um grande choque, o ideal é começar com uma transição gradual, implementando tecnologias nos processos mais críticos.
2. Aumento da eficiência
Através da automatização menos atividades manuais são realizadas e, dessa forma, são reduzidas as quantidade de erros e de inconsistências.
Por meio de sistemas de gestão o seu setor de RH passa a trabalhar em cima de uma estratégia padronizada, aumentando a qualidade das tarefas executadas e reduzindo os erros.
Já pensou como seria mais interessante possuir uma aplicação que realiza todo o processamento de dados sem precisar que você preencha planilhas enormes? Essa é a realidade de quem conta com a automatização!
3. Otimização do trabalho dos colaboradores
Ao automatizar tarefas repetitivas, os seus funcionários passam a se preocupar com as atividades que realmente requerem habilidades humanas.
Com isso, a sua empresa pode contar com trabalhadores satisfeitos e mais produtivos, já que eles estão utilizando as suas habilidades em tarefas que realmente precisam de mentes pensantes.
4. Menos possibilidades de cometer erros
Como os sistemas possuem padrões de desempenho pré-definidos, a automatização de processos pode resolver o problema dos erros que são recorrentes com os preenchimentos manuais.
Como sabemos, os erros são bastante custosos, podendo perder matéria-prima e tempo com o retrabalho.
Com o controle de ponto eletrônico, por exemplo, a sua empresa tem acesso aos cálculos corretos das horas extras do seu colaborador, eliminando os possíveis erros na contabilização das horas.
5. Custos operacionais mais baixos
A automatização de processos na gestão de funcionário gera uma maior economia com a contratação de menos colaboradores, já que os trabalhos operacionais podem ser realizados pelas máquinas.
Além disso, a automação de workflows permite detectar processos repetitivos, gargalos e desperdícios para corrigi-los, aumentando assim a lucratividade..
6. Maior integração entre áreas
Um software de gestão como os sistemas ERP permite integrar as áreas de uma organização, já que em um software você pode centralizar todos os dados da empresa.
Então, por exemplo, o RH pode usar os dados da contabilidade e da área operacional para o fechamento da folha de pagamento dos colaboradores.
Dessa forma, é possível eliminar as tarefas repetitivas, reduzir custos, aumentar a produtividade e promover a transparência dos processos.
Como a automatização pode ser aplicada na gestão de funcionários?
O mercado da tecnologia voltado para a automatização da gestão de funcionários é bastante amplo e possui os mais diversos softwares para a realização de uma infinidade de atividades.
Ao adotar um software especializado, você pode aplicá-lo para as seguintes tarefas:
1. Recrutamento e seleção
O recrutamento e seleção é uma das tarefas mais trabalhosas e que demandam muito tempo das equipes de RH.
Isso porque é necessário avaliar com cautela o candidato e certificar-se de que o perfil está alinhado às expectativas da empresa.
Para reduzir os desgastes dos recrutadores e otimizar os processos, sistemas automatizados podem realizar as mais diversas atividades, como:
- Realizar a pesquisa no banco de talentos e nos currículos recebidos com base em critérios-chave para seleção dos candidatos;
- fazer o registro digital das entrevistas e testes para consultas posteriores;
- Agendar automaticamente as entrevistas dos pré-selecionados pelo RH com o solicitante.
- Realizar o envio de feedbacks aos concorrentes da vaga de maneira automatizada e mais rápida.
2. Registro e atualização de dados dos colaboradores
No período de integração do novo colaborador diversos dados precisam ser adicionados nos sistemas da empresa e esse registros costumam ser bastante trabalhosos.
Isso porque vários dados são necessários, desde números e endereço para contato, até mesmo a folha de pagamento e registro de férias.
Essas e outras informações devem ser mantidas no banco de dados da empresa durante todo o período em que o funcionário está ativo e vinculado a empresa.
Sabendo do trabalho que é atualizar individualmente cada um desses registros, os sistemas eletrônicos são grandes aliados nessa tarefa.
Além disso, o armazenamento online otimiza o espaço que antes era preenchido por diversas estantes e facilita o acesso aos principais dados dos funcionários.
3. Aprendizagem e desenvolvimento para os funcionários
Um software de gestão de pessoas auxilia a sua empresa no treinamento de funcionários, especialmente com o uso de plataformas de aprendizagem.
Esses sistemas apresentam aos gestores quais são as dificuldades e necessidades dos colaboradores, fornecendo as ferramentas que eles precisam para o desenvolvimento de seus talentos.
4. Desligamento
Tão trabalhoso quanto os processos de admissão, o desligamento é uma atividade bastante burocrática e desgastante.
Qualquer erro nessa operação pode gerar prejuízos financeiros, já que os cálculos trabalhistas ou processos ligados ao desligamento são feitos nessa etapa.
Nessa realidade, a automatização das atividades de desligamento permite uma melhor comunicação entre os setores além da padronização, seguindo as normas estabelecidas.
Conclusão
A tecnologia deve ser vista como uma aliada no setor de RH, tendo em vista as inúmeras atividades que podem ser realizadas sem a necessidade de mão-de-obra humana.
Consequentemente, menos custos estão atrelados a essas operações, economizando dinheiro do seu caixa.
Além disso, não podemos negar que, com a maior eficiência na execução dos processos, a sua empresa também se beneficia com a economia de tempo.
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